Automatisation
Quelles entreprises et quels besoins peut-on automatiser ?
Si une tâche revient chaque jour, suit toujours les mêmes étapes et vous fait perdre du temps, il y a de bonnes chances qu’on puisse l’automatiser. Voici ce qu’on voit le plus souvent.
Un client écrit à 22 h 04
« Je ne pourrai pas jeudi finalement. Auriez-vous quelque chose mardi, en fin de journée ? »
L’automatisation suit des règles fixes : si ceci, alors cela. Le rappel part la veille, la fiche se crée, la facture part.
- Siun message arrive
- Alorsune réponse toute faite part : « Bien reçu ! »
- Alorsla demande s’ajoute à la fiche du client
- Alorsl’équipe est avisée
Elle ne comprend pas la demande : le rendez-vous reste à déplacer demain.
L’agent IA comprend un message écrit avec les mots du client, puis décide quoi faire selon le contexte et vos règles.
- Comprendqu’il veut déplacer son rendez-vous de jeudi
- Vérifieson dossier, vos plages libres et vos règles
- Décidede lui proposer deux plages mardi, après 16 h
- Répond« Aucun problème ! Mardi, j’ai 16 h ou 17 h 30. Laquelle vous convient ? »
Le client a une vraie réponse à sa demande, même à 22 h.
Ensemble, chacun son rôle : l’agent comprend et décide, l’automatisation exécute et enchaîne.
- Agent IAcomprend la demande et confirme mardi 16 h avec le client
- Automatisationdéplace le rendez-vous dans l’agenda
- Automatisationmet la fiche du client à jour
- Automatisationprogramme le rappel de la veille
Rendez-vous déplacé, fiche à jour, rappel prévu : c’est réglé le soir même.
01 · Besoins fréquents
Des tâches concrètes qu’on peut automatiser
Ce sont les irritants qu’on entend le plus souvent chez les entrepreneurs. Cochez ceux qui vous ressemblent : ils serviront plus bas pour estimer le temps qu’ils vous coûtent.
Ventes et prospects
Rendez-vous
Service client
Suivi et fidélisation
Administration et données
Courriels et équipe
Ce ne sont que des exemples
Il y a plein d’autres tâches possibles. Tout se fait sur mesure, selon votre façon de travailler. Décrivez la vôtre ici : elle s’ajoute à vos choix et vous suit jusqu’à la prise de rendez-vous.
Gardée dans votre navigateur seulement, jusqu’à votre demande de rendez-vous.
02 · Intégrations
On se branche sur
Pas besoin de tout changer. L’agent prend l’information là où elle arrive, fait le travail, puis la range au bon endroit. On valide chaque connexion avec vous avant de commencer.
- CourrielDemandes, questions
- Formulaire webSite, soumissions
- Messagerie texteTextos, clavardage
- TéléphonieAppels entrants
Agent ZED
- AgendaRendez-vous, rappels
- CRMFiches clients
- Feuilles de calculListes, suivis
- DocumentsRésumés, soumissions
03 · Avant et après
Ce qui change au quotidien
La même semaine, vécue de deux façons. Basculez pour voir la différence.
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Dimanche21 h 40
Une demande de soumission arrive
Réglé
Elle attend lundi matin, coincée entre deux autres urgences.
L’agent répond tout de suite et récolte les détails, même hors des heures d’ouverture.
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Mardi10 h 15
Un prospect n’a pas donné de nouvelles
Relancé
La relance dépend de la mémoire de chacun. Souvent, elle ne part jamais.
La relance part au bon moment, selon un scénario défini avec vous.
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Mercredi14 h
Un client veut un rendez-vous
Confirmé
Les courriels se promènent jusqu’à ce qu’une plage finisse par convenir.
Le client choisit sa plage, reçoit sa confirmation, puis un rappel la veille.
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Vendredi16 h 30
Il faut retrouver l’historique d’un client
À jour
L’information traîne entre les courriels, les textos et les bouts de papier.
Tout est classé au même endroit, et la fiche se met à jour toute seule.
RésultatLa routine se fait toute seule, et vous gardez vos heures pour vos clients.
Calculer mon temps perdu04 · Votre secteur
On peut aider toutes les entreprises
Peu importe votre domaine, certaines tâches reviennent chaque semaine. Écrivez le vôtre : on vous montre ce qu’on automatise souvent pour ce genre d’entreprise.
Ou choisissez un secteur
Votre secteur n’est pas dans la liste ? Écrivez-le quand même : la réponse s’adapte.
Toutes les entreprises
Ce qu’on automatise le plus souvent
Écrivez votre domaine ou choisissez un secteur : la liste s’adapte à votre réalité.
Les tâches de base : ce qui revient dans presque toutes les entreprises
- Répondre aux demandes et aux questions fréquentes, même le soir
- Prendre les rendez-vous et envoyer les rappels
- Relancer les prospects et les soumissions restées sans réponse
- Envoyer les factures et les rappels de paiement
Chaque domaine a aussi ses propres tâches. Parlez-nous du vôtre : on regarde ensemble ce qui peut s’automatiser chez vous.
Votre domaine n’est pas dans nos exemples ? Écrivez-nous à zed.automatisation@hotmail.com et dites-nous ce que fait votre entreprise.
Rendez-vous gratuit et sans engagement.
05 · Votre temps
Combien de temps perdez-vous ?
Indiquez à peu près combien d’heures par semaine partent dans chaque tâche, pour toute l’équipe. Le calcul se fait dans votre navigateur : rien n’est envoyé.
Vos tâches répétitives
Heures par semaine
Ajouter une tâche
Comptez le temps de toute l’équipe, pas seulement le vôtre. Une petite tâche répétée par trois personnes, ça s’additionne vite.
06 · Par où commencer
Une seule tâche, bien réglée
Pas besoin d’automatiser toute l’entreprise d’un coup. On part de la tâche qui vous coûte le plus, on la règle comme il faut, puis on voit pour la suite.
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01
Vous choisissez la tâche
Celle qui revient le plus souvent, ou celle qui vous coûte le plus d’heures.
Selon votre estimation : réponse aux prospects.
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02
On en parle ensemble
Un premier rendez-vous pour comprendre comment vous travaillez, avec quels outils, et ce qui peut vraiment être pris en charge.
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03
On configure, vous validez
L’agent est monté selon votre façon de faire. On valide chaque étape avec vous avant qu’il prenne le relais.
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Votre premier pas
On commence par l’étape 02 ?
Choisissez une plage dans l’agenda. On regarde ensemble la tâche à régler en premier.